Das Sekretariat sieht alle offenen Anrufe auf einen Blick — Suche, Filter, Ein-Klick-Erledigung. Die handschriftliche Rückrufliste entfällt ersatzlos.
Die Kanzleileitung sieht das Jahr in Zahlen: Erledigungsquote, Reaktionszeit je Anwalt — und den dokumentierten Kontaktwert aller Anrufe in Euro.
Unterwegs auf dem Smartphone: Nummer antippen — der Mandant ist am Apparat. Kein Abtippen, keine Wählfehler.
Am Empfangs-Tablet: Anrufe in Sekunden erfassen — inklusive dokumentierter DSGVO-Einwilligung (Art. 6/7).
Warum Kanzleien TelDesk einsetzen.
Immer im Blick — wo Sie auch sind
Jeder Anwalt sieht jederzeit, was in der Kanzlei eingeht — ob mobil vor Gericht, im Urlaub oder am Tablet im Besprechungsraum. Kein Anruf bleibt unbemerkt, egal wo Sie gerade sind.
Direkter Rückruf — sofort
Telefonnummer antippen, und der Anruf startet unmittelbar aus der Anwendung. Kein Abtippen, keine Wählfehler, keine handschriftliche Rückrufliste — aus der Notiz wird in einem Schritt das Gespräch.
Auf jedem Gerät einsatzbereit
Ob Desktop am Empfang, Tablet im Termin oder Smartphone unterwegs — TelDesk läuft im Browser, ohne Installation. Eine Oberfläche, überall verfügbar, sofort startklar.
Telefonnotizen auf Zetteln sind ein Haftungsrisiko.
In jeder Kanzlei laufen täglich Dutzende Anrufe ein. Wer sie verwaltet — Sekretariat, ReFa, Anwalt selbst — entscheidet darüber, ob ein Mandant zurückgerufen wird, eine Frist gewahrt bleibt, ein Mandat zustande kommt. Die übliche Praxis ist erstaunlich oft: handschriftliche Notiz, gelber Klebezettel, Excel-Tabelle, geteilte Word-Datei.
Verlorene Anrufe
Die handgeschriebene Rückrufliste verschwindet auf einem überfüllten Schreibtisch oder wird mündlich weitergegeben — und vergessen. Der Mandant wartet, der Anwalt weiß von nichts.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Bei Beanstandungen lässt sich nicht belegen, wann ein Anruf eingegangen ist, wer ihn entgegengenommen, wer ihn weitergeleitet hat. Das ist berufsrechtlich heikel.
Datenschutzrechtliche Lücken
Klebezettel, Excel-Listen oder WhatsApp-Nachrichten zwischen Mitarbeitern erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht — weder Zweckbindung noch Löschfristen noch Zugriffsschutz.
Telefonnotiz, Rückrufliste, Anrufjournal — ein System.
In der Anwaltskanzlei ist die Telefonnotiz mehr als eine Notiz: Sie ist Arbeitsauftrag, Dokumentation und Übergabe zugleich. TelDesk bildet diesen Ablauf digital ab — strukturiert, einheitlich und nachvollziehbar.
Digitale Telefonnotiz
Jeder Anruf wird als strukturierte Telefonnotiz angelegt — mit Anruferdaten, Anliegen, Zuständigkeit und Status. So entsteht eine verlässliche Grundlage, die im Team verstanden wird: offen, in Bearbeitung, erledigt. Das reduziert Rückfragen, verhindert Doppelarbeit und hält Informationen nachvollziehbar.
Telefonnotiz-Vorlage (PDF) →Digitale Rückrufliste
TelDesk macht aus Rückrufbitten eine geordnete Rückrufliste. Einträge werden erfasst, einer Person verbindlich zugewiesen und über den Status sauber abgearbeitet. So bleibt die Kommunikation verbindlich — auch bei hohem Anrufaufkommen, ohne »Doppelt-Rückrufe«.
Mehr zur Rückrufliste →Anrufjournal für die Kanzlei
Das Anrufjournal ist die zentrale Übersicht über alle Telefonkontakte: was eingegangen ist, wie der Bearbeitungsstand ist, wer zuständig ist. Anrufe bleiben als Arbeitsvorgang dokumentiert — kanzleiweit, ohne Medienbruch, jederzeit nachvollziehbar.
Mehr zum Anrufjournal →Verpasste Anrufe nachfassen
Ein verpasster Anruf ist häufig ein verpasster Erstkontakt — und damit ein verlorenes Mandat. In TelDesk werden verpasste Anrufe als Eintrag sichtbar, einer Person zugewiesen und mit Status zuverlässig nachgefasst, statt »nebenbei« verloren zu gehen.
Mehr zu verpassten Anrufen →Alles, was eine Kanzlei für die Anrufverwaltung braucht.
TelDesk ist kein generisches CRM, sondern eine Fachanwendung — entwickelt für den Arbeitsalltag einer deutschen Anwaltskanzlei. Schlank, übersichtlich, ohne Schulungsaufwand.
Anrufaufnahme in Sekunden
Ein klar strukturiertes Formular: Anrufer, Telefonnummer, betroffener Anwalt, Kategorie, Priorität, freier Nachrichtentext. Tastatur-tauglich, ohne Maus bedienbar.
- Kategorienschema: Frei konfigurierbar — typisch: Mandat / Erstberatung, Termin, Fristsache, Akteneinsicht, Allgemeine Anfrage.
- Anwaltszuordnung: Direkte Zuweisung mit Anzeige der aktuellen Auslastung.
- Prioritätenkennzeichnung: Dringend / normal — mit visueller Hervorhebung in allen Ansichten.
- Soft-Delete: Anrufe werden nicht endgültig gelöscht, sondern archiviert und sind rekonstruierbar.
Vom Eingang bis zur Erledigung
Jeder Anruf durchläuft denselben Lebenszyklus: eingegangen → in Bearbeitung → erledigt. Status, Verantwortlichkeit und Zeitstempel sind jederzeit transparent.
- Live-Übersicht: Alle offenen Anrufe auf einen Blick, sortiert nach Eingangszeit oder Priorität.
- Auto-Refresh: Neue Einträge erscheinen automatisch — ohne Reload, alle 20 Sekunden.
- Filter & Suche: Nach Anwalt, Kategorie, Status, Zeitraum, Volltextsuche im Nachrichtentext.
- Direkter Rückruf: Telefonnummer in der Übersicht antippen — das Smartphone wählt sofort, der Desktop öffnet die Telefonanlage. Kein manuelles Abtippen, keine Wählfehler.
- Erledigt-Markierung: Ein Klick mit automatischem Zeitstempel — die Reaktionszeit wird festgehalten.
- Schnellfilter: Kennzahlen sind klickbar — »Offene Anrufe heute« öffnet direkt die gefilterte Liste.
Direkter Rückruf statt Rückrufliste
Die klassische Rückrufliste der Sekretärin: handgeschrieben, auf dem Schreibtisch, die Nummer wird abgetippt — und manchmal vertippt. In TelDesk ist jede Telefonnummer ein tel:-Link. Antippen genügt: Das Smartphone wählt sofort, am Arbeitsplatz übernimmt das hinterlegte Telefonie-Programm. Aus der Notiz wird in einem Schritt der Rückruf — der Mandant ist am Apparat, die Reaktionszeit automatisch dokumentiert.
Statistik und Berichtswesen
Was die Kanzleileitung wissen sollte: Wie viele Anrufe pro Anwalt? Wie lange dauert die durchschnittliche Reaktion? Welche Mandanten rufen besonders häufig an? Welche Anrufe liegen seit Tagen offen?
- KPI-Dashboard: Tages-, Wochen- und Monatszahlen mit Trend-Visualisierung.
- Reaktionszeit-Ranking: Median pro Anwalt und Kategorie.
- Aging-Analyse: Alte unerledigte Anrufe sichtbar machen — als Frühwarnsystem.
- Peak-Stunden: Wann genau läuft das Telefon heiß? Für Personalplanung im Sekretariat.
- Wiederholungsanrufer: Wer hat in den letzten Wochen mehrfach angerufen?
- PDF-Monatsbericht: Auf Knopfdruck — für Partner-Meeting oder Honorarabrechnung.
Statistik, Aging-Analyse, Heatmap und PDF-Monatsbericht — alles direkt in der Anwendung.
Granulare Zugriffsrechte
Was ein angestellter Anwalt sieht, soll nicht zwangsläufig auch dem Auszubildenden offenstehen. Die Rechteverwaltung folgt der Mandatsverantwortlichkeit.
- Drei Rollen: Administrator, Anwalt, Sekretariat — mit definierten Standardrechten.
- Eigene Anrufe nur: Anwälte können auf die Anrufe beschränkt werden, die ihnen direkt zugeordnet sind (Mandatsgeheimnis).
- Statistik-Recht: Auswertungsfunktionen sind separat freischaltbar — etwa für die Sozietätsleitung.
- Erzwungener Passwortwechsel: Bei Erstanmeldung und auf Anweisung des Administrators.
- Passwort-Richtlinie: Mindestlänge 10 Zeichen, Komplexität, Sperrliste gegen triviale Passwörter.
Datenschutz als Erstanforderung
DSGVO-Konformität ist in einer Kanzlei kein Optional — sie ist Berufsrecht. TelDesk berücksichtigt die einschlägigen Anforderungen ab Werk.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Vorlage nach DAV-Empfehlung, mit editierbaren Platzhaltern und PDF-Druck.
- Mandanten-Auskunft: Auf Anfrage des Betroffenen lässt sich der vollständige Datensatz in einer Datei exportieren.
- Anonymisierung: Statt Löschung — sodass statistische Auswertungen weiter möglich bleiben.
- Löschfristen: Frei konfigurierbar — typisch 6 Jahre nach Mandatsende.
- Einwilligung dokumentiert: Wer hat wann eingewilligt? Wer hat die Einwilligung entgegengenommen?
Auskunfts- und Löschrechte, Aufbewahrungsfristen und das vollständige DAV-Muster für die Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO.
Webbasiert, mobiltauglich, ohne Installation
Die Anwendung läuft im Browser — am Arbeitsplatz, am Empfang, unterwegs. Keine zusätzliche Software auf den Kanzleirechnern.
- Progressive Web App: Auf Smartphone und Tablet wie eine native App nutzbar — »zum Startbildschirm hinzufügen«.
- Eigene Markenfarben: Kanzleilogo, Hausfarben — anpassbar durch den Administrator.
- Backup & Import: Vollständige Sicherung als JSON-Datei, jederzeit per Mausklick.
- Mehrere Endgeräte: Gleichzeitige Nutzung durch das gesamte Sekretariat — Änderungen sind sofort sichtbar.
Sicherheit ist kein Feature — sondern Voraussetzung.
Kanzleidaten sind besonders sensibel. TelDesk ist nach den Grundsätzen »Security by Design« und »Privacy by Default« konzipiert. Eine vollständige statische Sicherheitsprüfung des Quellcodes wurde durchgeführt und dokumentiert.
Robuste Anmeldeverfahren
Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash (Kostenfaktor 12) gespeichert — niemals im Klartext, nicht reversibel. Session-IDs werden alle 30 Minuten automatisch erneuert; ein Session-Fingerprint erkennt Übernahme-Versuche.
Drei Verteidigungslinien
SQL-Injection durch ausschließliche Verwendung von Prepared Statements ausgeschlossen. Cross-Site-Scripting durch konsequente Ausgabe-Maskierung verhindert. Cross-Site-Request-Forgery durch Token-Pflicht bei jedem schreibenden Zugriff abgewehrt.
Schutz vor automatisierten Angriffen
Anmeldeversuche sind pro IP-Adresse begrenzt — nach mehrfachen Fehlversuchen wird die Quelle gesperrt. Auch reguläre API-Aufrufe sind kontingentiert, um Lastspitzen und Scraping zu unterbinden.
Verschlüsselte Übertragung
HTTPS-Verbindung mit HSTS-Pflichtkennzeichnung. Strikte Content-Security-Policy gegen Code-Injektion. Cookies mit HttpOnly, Secure und SameSite=Strict. Sicherheitsrichtlinie nach RFC 9116 hinterlegt.
Lückenlose Protokollierung
Jede schreibende Aktion — Login, Anrufanlage, Änderung, Löschung, Berechtigungsanpassung — wird mit Zeitstempel, Benutzer und IP-Adresse protokolliert. Das Audit-Log ist filterbar und revisionssicher.
Daten in Ruhe geschützt
Besonders schützenswerte Felder werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Beim Datenbankzugriff von außen — etwa durch den Hoster — sind diese Inhalte unlesbar. Der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank.
Was kostet ein verlorener Anruf?
TelDesk kostet rund einen Euro pro Tag — weniger als das Briefporto eines einzigen Mandantenschreibens. Wenn nur ein einziger Erstberatungstermin pro Quartal wegen einer übersehenen Telefonnotiz nicht zustande kommt, hat die verlorene Akte ein Vielfaches davon gekostet.
Beispielrechnung. Tatsächliche Honorarsätze und Mandatsquoten variieren nach Rechtsgebiet und Kanzleigröße.
Drei Pakete für jede Kanzleigröße.
Monatlich abrechenbar, ohne Mindestvertragslaufzeit. Vierzehn Tage kostenlos und unverbindlich testen — Daten bleiben in jedem Fall in der Kanzlei.
- 1 Anwalt + 1 Sekretariat
- Unbegrenzte Anrufe
- Anrufverwaltung & Kategorien
- Statistik & PDF-Reports
- Aging- und Reaktionszeit-Analyse
- DSGVO-Verzeichnis (DAV-Vorlage)
- Anonymisierung & Löschfristen
- Eigene Markenfarben & Logo
- Audit-Log Export
- 3 Anwälte + 1 Sekretariat
- Unbegrenzte Anrufe
- Anrufverwaltung & Kategorien
- Statistik & PDF-Reports
- Aging- und Reaktionszeit-Analyse
- DSGVO-Verzeichnis (DAV-Vorlage)
- Anonymisierung & Löschfristen
- Eigene Markenfarben & Logo
- Audit-Log Export
- Priorisierter Support
- Individuelle Benutzeranzahl
- Unbegrenzte Anrufe
- Voller Funktionsumfang wie Professional
- API-Zugriff für Integrationen
- Telefon-Support
- Individuelle Vertragsgestaltung